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Les entreprises sont soumises à certaines obligations légales, et ce, peu importe leurs tailles. Il y a entre autres obligations la dématérialisation qui constitue pour l’État une tendance de fond. Elle concerne également toutes les organisations et collectivités locales et territoriales. C’est une technique d’organisation et de fonctionnement consiste à numériser tous les documents physiques et qui présente de nombreux avantages que vous allez découvrir dans cet article.
Une technique pour gagner de place
L’un des avantages que présente la dématérialisation pour les entreprises est le gain de place. La dématérialisation et les obligations légales permettent donc aux entreprises de ne plus avoir à trainer des documents physiques d’une salle à d’autres. Et cet avantage profite énormément à chaque entreprise selon sa taille. En effet, c’est la taille de l’organisation ou de l’entreprise qui détermine le volume qui peut être mobilisé pour assurer le stockage d’un parquet de documents d’administration.
L’autre avantage qui se charge derrière le gain d’espace ou de place est qu’il y aura moins de pertes de documents. Il va sans dire que grâce à la dématérialisation, les entreprises et organisations concernées ne courent plus le risque de perdre leurs documents administratifs ou commerciaux qui peuvent servir grandement dans le cadre d’une procédure judiciaire ou administrative.
Une tendance pour gagner de temps
La dématérialisation permet aussi aux entreprises de gagner de temps. En effet, lorsqu’on numérise les documents, ils sont en même temps numérotés. Et ainsi, ils sont faciles à retrouver en cas de besoin. Il n’est donc plus question de passer plus d’une demi-heure à chercher un document dans une salle physique. Il suffit d’allumer un ordinateur de l’entreprise pour aller dans la base de données. A ce niveau, il faut taper le mot clé du document dont on a besoin.
Par ailleurs, il faut préciser que cette tendance de fond permet aux collaborateurs d’être beaucoup plus focus sur d’autres activités plus importantes que la recherche de documents, et ce, parce que les tâches chronophages sont déjà automatisées.
Pour sécuriser ses données
L’autre raison de dématérialiser ses documents est liée à leur sécurité. Les documents dématérialisés sont à l’abri de tout danger. Par exemple, lorsque les documents sont dans une salle d’archives, ils peuvent être perdus à tout moment en cas d’incendie ou d’inondation ou encore en cas de déménagement. Or, lorsqu’ils sont stockés dans des bases de données et même en cas d’inondation, d’incendie ou de déménagement, les documents ne risquent pas de disparaitre si le disque dur des ordinateurs a pu être récupéré. Il faut donc avouer qu’il y a une pérennité et une intégrité des données de l’entreprise qui sont bien garanties.
Un avantage économique
Ce n’est pas seulement pour des raisons de gain d’espace, de temps et de sécurité qu’il est recommandé par la loi de transformer ses documents physiques en documents numériques par la tendance de dématérialisation. C’est aussi une astuce qui permet de faire des économies sur les coûts. En effet, il n’y a plus d’encre à acheter ni d’imprimantes encore moins de scanner.
Il est donc important d’opter pour la dématérialisation afin de conserver en toute sérénité ses données.
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